Niektóre osoby słysząc określenie „teczki ofertowe” nie bardzo wie czemu dokładnie one służą i czym są. Mają on liczne walory, które stają się nieocenione dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Samo słowo „teczka” prawidłowo kojarzy nam się z papierową lub plastikową oprawą do dokumentów. Do jej wnętrza możemy włożyć wszystkie konieczne papiery aby zapobiec ich zniszczeniu i odpowiednio segregować. Czym różni się teczka ofertowa od zwykłej?
Co to jest teczka ofertowa?
Najczęściej są one papierowe i usztywnione, niekiedy możemy się również zdecydować na takie z gumką, która chroni przed otwarciem i wypadaniem zawartości W teczkach ofertowych niemal standardowo umieszcza się odpowiednie nacięcia, które służą jako miejsce na włożenie wizytówki. Podstawowa różnica polega na tym, iż na tym rodzaju nadrukowujemy odpowiedni projekt graficzny zawierający logo naszej firmy i ewentualnie inne informacje na jej temat.
Gdzie zamówić teczkę ofertową?
Zamówienia można dokonać w jednej z wielu prężnie działających drukarni. Znajdziemy zarówno takie stacjonarne jak i oferujące swoje usługi za pośrednictwem sieci internetowej. Podczas wyboru firmy należy się zastanowić czy projekt graficzny wykonamy samodzielnie, czy tę kwestię również chcemy zlecić. Na niektórych witrynach znajdziemy możliwość wykorzystania wykroju i wprowadzenia na niego zdalnie własnej wizji, którą następnie przesyłamy do drukarni z zamówieniem odpowiedniej ilości sztuk. Inne zakłady poligraficzne posiadają w swoich ofertach również usługę projektowania szaty graficznej teczki ofertowej.
Jakie zalety mają teczki ofertowe?
· Reklama – teczki trafiają do naszych klientów, którzy nas zapamiętują, dostają je potencjalni klienci wraz z ofertą i chętniej się kontaktują. Czasem są traktowane jako miejsce na różne dokumenty i nawet przypadkowo przekazywane dalej do innych osób dzięki czemu informacje na temat naszej działalności się rozprzestrzeniają.
· Poprawienie/ umacnianie wizerunku – przekazywanie dokumentów w spersonalizowanych teczkach sprawia, że osoby, z którymi współpracujemy lub chcemy podjąć współpracę widzą pełen profesjonalizm i zaangażowanie z naszej strony. Odpowiednie wręczanie dokumentów potęguje pozytywny wizerunek firmy.
· Elegancja –przekazywanie rachunków, ofert, umów, sprawozdań czy innych dokumentów w odpowiednio dopracowanych teczkach ofertowych sprawia, że klient zauważa iż przykładamy dużą dbałość do wizerunku marki i szczegółów. Wywiera to bardzo pozytywne i eleganckie wrażenie i umacnia pewność o owocnej współpracy.
· Odpowiednia segregacja ważnych dokumentów – poza aspektami czysto promocyjnymi teczki ofertowe posiadają również jedną z podstawowych zalet czyli możliwość łatwiejszej segregacji i archiwizacji dokumentów. Jeśli na spotkaniu znajduje się kilka osób i każda z nich ma otrzymać odpowiednie sprawozdanie i umowę możemy przygotować komplety dokumentów dla każdego w osobnej teczce.
Jakie wyróżniamy rodzaje teczek ofertowych?
Gdy stajemy przed dokonaniem zamówienia na teczki ofertowe musimy podjąć kilka ważnych decyzji. Jedną z istotniejszych będzie jej wygląd od strony technicznej. Biorąc tę kwestię pod rozwagę wyróżnić możemy kilka rodzajów teczek :
· Teczki bez grzbietu – sprawdzą się jeśli zamierzamy przekazywać w nich niewielką ilość dokumentów. Brak grzbietu sprawia, iż mogą pomieścić w swobodny sposób zaledwie kilka kartek papieru. Będą idealne jeśli chcemy w ten sposób dostarczać klientowi umowę lub np. samą ofertę.
· Teczki z grzbietem – tutaj można zastanowić się nad dalszym podziałem, gdyż szerokość grzbietu może być różna. Jeśli nasze działania wymagają przygotowywania i wymiany dużej ilości dokumentów, a kontrakty i umowy są obszerne warto przygotować teczki z szerokim grzbietem, który da możliwość schludnego i swobodnego umieszczenia pliku papierów we wnętrzu.
· Teczki z gumką (teczki z dodatkowym zamknięciem) – dodatkowe zamknięcie w postaci gumki gwarantuje pewność iż dokumenty nie wypadną i będą odpowiednio chronione.
· Teczki z miejscem na wizytówkę – niemal każda firma czy osoby ją reprezentujące posiadają własne wizytówki, które umożliwiają i ułatwiają kontakt jeśli komuś będzie zależało na odnowieniu współpracy. Miejsce na umieszczenie w teczce wizytówki lokalizuje się najczęściej w jej dolnym skrzydełku jako odpowiedniej wielkości nacięcia, w które łatwo wsuniemy niewielką karteczkę zawierającą nasze dane kontaktowe.
· Teczki bez miejsca na wizytówkę – ten rodzaj jest obecnie bardzo rzadko wykorzystywany jeśli mówimy o teczkach ofertowych. Dzieje się tak z uwagi na fakt, iż oddanie w ręce klienta teczki i wizytówki potęguje możliwość podjęcia przez niego z nami współpracy, robimy bardziej profesjonalne wrażenie i całość wygląda bardzo elegancko.
Jeśli chodzi o przygotowanie teczki ofertowej to z całą pewnością powinna ona mieć odpowiednią formę graficzną, gdyż będzie nas reklamować i świadczyć o nas przed klientami. Jeśli jesteśmy w stanie zaprojektować ją samodzielnie możemy to zrobić. Warto jednak zainwestować nieco więcej i zdać się w tej kwestii na specjalistę, którzy nada jej pięknego wizerunku.
Z całą stanowczością można stwierdzić, iż biznes potrzebuje teczek ofertowych, a nawet więcej, że są one w nim niezbędne. Już samo przeanalizowanie ich podstawowych zalet pozwala na wyrobienie sobie takiej a nie innej opinii. Koszt takiej inwestycji może zwrócić nam się z nawiązką, gdyż każdy z naszych klientów na podstawie właśnie takich szczegółów będzie widział w nas w pełni profesjonalną firmę, z którą warto podjąć współpracę. A jak wiadomo pozyskiwanie większej ilości klientów wiąże się z rozwojem działalności, a to z kolei ze wzrostem zarobków.
Obecnie teczki ofertowe są szeroko dostępne. Zamówienia możemy dokonać bez wychodzenia z biura za pośrednictwem własnego komputera. Na stronach poszczególnych drukarni znajdziemy szeroki wybór wzorów teczek, z których wybieramy najodpowiedniejsze dla nas i dostosowujemy do nich nasz projekt graficzny. Następnie oczekujemy już tylko na realizacje i dostarczenie nam gotowego wyrobu.
